Abbildung zeigte humanoide KI

Eine digitale und papierlose Denkweise etablieren

Kultur

Wir werden eine Kultur etablieren, die die Digitalisierung schätzt und einen papierlosen, digitalen Ansatz für alle administrativen und Managementaufgaben fördert.

Schulung und Unterstützung

In Zusammenarbeit mit dem TUM Institute for LifeLong Learning (TUM IL³) werden wir umfassende Schulungen und Online-Ressourcen bereitstellen, um die digitalen Arbeitsfähigkeiten aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter voranzutreiben und ihnen zu helfen, die Technologie effektiv zu nutzen (z. B. TUM horizons).

Laufende Verbesserung

Wir werden Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einholen, um Bereiche zu identifizieren, in denen der Übergang zu digitalen Prozessen optimiert werden kann, und sicherstellen, dass sich alle in die Transformation einbezogen und engagiert fühlen.

Ansprechpartner:

Dr. Alexandra Heidsieck
dxo@it.tum.de

Ansprechpartner:

Dr. Mattia Marchesini
dxo@it.tum.de

Gemeinsam möchten wir diese Digitalisierungsreise antreten und jedem Mitglied unserer Universitäts- und Wissenschaftsverwaltung ermöglichen, effizienter zu arbeiten, nahtlos zusammenzuarbeiten und zu einer nachhaltigen Zukunft beizutragen. Das Engagement und die aktive Beteiligung jedes Mitglieds unserer TUM-Gemeinschaft werden von entscheidender Bedeutung sein, um diese Vision zu verwirklichen.

dr-alexander-braun

Dr.-Ing. Alexander Braun

Senior Vice President, CIO

SAP-Technologie nutzen

Implementierung und Integration

Wir werden die Möglichkeiten der SAP-Technologie nutzen, um unsere digitalen Initiativen zu unterstützen und eine nahtlose Integration und Kompatibilität in administrativen Systemen und Prozessen sicherzustellen.

Anpassung und Konfiguration

Wir werden eng mit unseren Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um SAP-Lösungen an ihre Bedürfnisse anzupassen und eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche bereitstellen, die ihre Arbeit vereinfacht und die Produktivität steigert.

Schulung und Support

Wir werden umfassende Schulungen und fortlaufenden Support bereitstellen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu befähigen, die SAP-Technologie effektiv zu nutzen, und ihre Selbständigkeit und ihr Vertrauen in die Nutzung der Plattform fördern.

Zusammenarbeit und Engagement

Partizipative Entscheidungsfindung

Wir werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf allen Ebenen aktiv in den Entscheidungsprozess zur Umstellung auf eine papierlose Verwaltung einbeziehen und ihre Expertise und Einblicke anerkennen.

Transparente Kommunikation

Wir werden offene und transparente Kommunikationskanäle fördern, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den Fortschritt, die Vorteile und die Auswirkungen der Digitalisierungsinitiativen zu informieren.

TUM-weite Zusammenarbeit

Wir werden die Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Fakultäten und Integrativen Forschungsinstituten fördern und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ermutigen, voneinander zu lernen, bewährte Praktiken zu teilen und gemeinsam zum Erfolg der papierlosen Transformation beizutragen.

Prozessoptimierung und Automatisierung

Prozessanalyse

In enger Zusammenarbeit mit dem TUM IL3 werden wir mit den Mitarbeitern zusammenarbeiten, um bestehende Prozesse zu analysieren und Möglichkeiten zur Automatisierung und Optimierung zu identifizieren.

Workflow-Automatisierung

Wir werden SAP-Technologie und andere relevante Tools nutzen, um routinemäßige administrative Aufgaben zu automatisieren, den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Risiken für Fehler oder Datenbrüche zu minimieren.

Fortlaufende Evaluation

Wir werden die Effektivität unserer papierlosen Prozesse kontinuierlich überwachen und bewerten, indem wir aktiv Rückmeldungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einholen und notwendige Anpassungen vornehmen, um kontinuierliche Verbesserungen zu gewährleisten.

Nachhaltige und umweltbewusste Praktiken

Umweltverantwortung

Wir werden Nachhaltigkeit fördern, indem wir den Papierverbrauch reduzieren und digitale Alternativen nutzen, während wir den Energieverbrauch durch effiziente Plattformen und optimierte Prozesse minimieren.

Elektronische Dokumentation

Wir werden von papierbasierter Dokumentation auf elektronische Formate umstellen, um eine sichere Aufbewahrung, einfache Abrufbarkeit und geringere Umweltauswirkungen zu gewährleisten.

Nachhaltige, digitale Beschaffung

Wir werden von unseren Vertragspartnern verlangen, sich zu nachhaltigen Produkten und Arbeitsabläufen zu verpflichten.

Einführung von DevSecOps und agile Exzellenz

Agile Entwicklung

Wir werden agile Methoden und DevSecOps-Praktiken einführen, um eine schnelle und iterative Entwicklung digitaler Lösungen zur Verbesserung der Verwaltungs- und Betriebsabläufe zu erreichen.

Produktzentrierte Denkweise

Geleitet von den Grundsätzen des modernen Produktmanagements werden wir nach Möglichkeit von einem projektbasierten Ansatz zu einer produktorientierten Vorgehensweise übergehen.

Themen: Betrieb und Verwaltung

Abbildung zeigt ein hochtechnologisiertes Büro

M365 und Copilot

Seit Januar steht die Microsoft M365 Suite für alle Mitarbeitenden und Studierenden zur Verfügung. Hierzu wurde auch eine Dienstvereinbarung abgeschlossen.
Abbildung zeigt eine Digitale Oberfläche mit einer Wolke die Daten speichert

SAP Transformation gestartet

Seit Januar 2024 hat die TUM ihre SAP S4/HANA Transformation gestartet. Hierbei geht es nicht nur um ein Upgrade, sondern um die Neugestaltung aller Verwaltungsprozesse der TUM. Mitarbeiter können sich in unserem Wiki (TUM Login erforderlich) über den Projektstand informieren.
Abbildung zeigt ein Netzwerk aus elektrischen Bahnen

TUM Leitlinie KI

Der Einsatz von KI-gestützten Verfahren / Algorithmen und KI-gestützten Werkzeugen nimmt stetig zu. Ki und Datenschutz schließen sich dabei nicht aus.
Abbildung zeigt ein Netzwerk aus elektrischen Bahnen

TUM Idea Portal online

Das Digital Transformation Office (DXO) unterstützt TUM Mitarbeitende bei der Digitalisierung. Wir freuen uns über alle Ideen, Wünsche und Anregungen zur Digitalisierung von Prozessen, Aufgaben und Aktivitäten.
die Abbildung zeigt einen Screenshot des TUM Berufungsportals

Berufungsportal online

Berufungen neuer Professuren können ab sofort über das neue Berufungsportal der TUM verwaltet und ausgeschrieben werden.
Abbildung zeigt einen Screenshot der Satzungen & Ordnungen Webseite

Digitale Satzungen und Ordnungen

Satzungen können aufgrund einer Gesetzesänderungen im Hochschulinnovationsgesetz (HIG) nun rein digital veröffentlicht werden.
die Abbildung zeigt das Logo von BayRMS

Reisemanagement mit BayRMS

Seit Januar 2023 steht mit BayRMS ein digitales System zur Beantragung und Abrechnung von kurzen Inlandsreisen zur Verfügung.
die Abbildung zeigt einen Screenshot des TUM Roomfinders

Neuer TUM Roomfinder

Der neue Roomfinder ist unter https://nav.tum.de erreichbar und löst den bisherigen, stark veralteten Roomfinder ab.
Abbildung zeigt ein Gehirn beim e-Learning

Koinon School Portale für alle Schools verfügbar

Koinon (von altgriechisch Gemeinschaft, Gemeinwesen oder Bund) ist ein Portal zur Digitalisierung von Verwaltungsprozessen an Schools.
Abbildung zeigt einen Nutzer der ein Zertifikat erzeugt

Nutzerzertifikate selbst erzeugen

Sie können sich als Studierender oder Mitarbeiter/Gast der TUM ganz einfach für Ihre TUM E-Mail Adresse(n) über TUMonline ein Nutzerzertifikat generieren.